Astuces pour gérer votre temps

1. Définissez votre objectif SMART 

La première étape dans la gestion de votre temps c’est de créer des objectifs ou d’être conscient de l’objectif de votre organisation.

Vous pouvez créer des buts dans votre vie personnelle et professionnelle.

Dans la vie professionnelle vos buts dépendent du but ou mission de l’organisation et de votre fonction. Quelle est votre fonction dans l’organisation?

Des buts vous donnent une vision.

Une destination pour arriver.

Cela vous clarifie l’esprit.

Ça vous rend capable d’identifier ce qui vaut la peine de dépenser votre temps et quelles distractions à éviter.

Ces buts peuvent être personnels et professionnels.

Un objectif doit répondre aux critères SMART. 

S Spécifique et simple 
M Mesurable / pour qu’on puisse facilement évaluer son progrès.
A Acceptable, pour que tous les membres de l’organisation sont motivé pour atteindre le but
R Réaliste  / Pour arriver à un but il est évident qu’il est réaliste. 

T Temps précis ou temporellement défini  (semaine / mois / 6 mois / année) Si vous ne précisez pas quand vous voulez atteindre le but vous risquez de ne pas l’éteindre ou dans un relais plus long. Vous perdrez du temps si vous ne spécifiez pas le temps précis.

La création des objectifs vous permet d’être proactif plus que réactif.

Vous êtes le conducteur de votre vie!

2. Listez vos tâches

La deuxième règle c’est de listez vos tâches!

Pour atteindre votre objectif vous avez besoin de couper en tâches. Des tâches sont des actions à exécuter pendant un certain temps.

Il faut donc couper en tâches/actions  pour atteindre votre objectif ou pour arriver à votre destination.

Ceci en tenant compte des exigences de votre fonction / de vos capacités et de vos compétences.

Encore une fois, il est important de se connaître soi-même et se demander les questions suivantes:

• Quelles sont mes capacités, mes compétences? 
• Quelles sont les tâches dont je suis responsable et liées à ma fonction et mes compétences?

Je vous conseille de faire une liste de toutes les tâches que vous faites dans une journée, même dans une semaine.

Ceci vous donne aussi une idée claire de tout ce que vous faites et de tout ce que vous dépensez du temps.

Vous allez découvrir que vous dépensez beaucoup de temps (presque 80 pct) à des choses pas prioritaires.

Faire cette liste est important pour après prioriser vos tâches et éliminer les distractions.

3. Priorisez vos tâches

Vous connaissez vos objectifs.

Vous avez pris connaissance de toutes vos tâches.

Il est maintenant temps d’aller à la 3ème étape et de prioriser vos tâches.

Quand beaucoup de tâches, difficile quelle tâche à faire le premier. 

Ils semblent tous urgents.  

Mais dans le cas où vous avez mis des buts clairs, ils est plus facile de gérer vos tâches.

Pourquoi je fais cette tâche? 

Comment cette tâche aide-t-elle à atteindre mes buts?  

A quoi allez- vous donner priorité?

A une tâche urgente ou importante?

Pour prioriser, utilisez  la matrice d’Eisenhower.

1. Tâches importantes et urgentes: Exécuter cette tâche.
2. Important et non-urgent: Planifier la tâche.
3. Non-important et urgent vous pouvez chercher à déléguer.
4. Non-important et non-urgent; éliminez cette tâche.

Une tâche importante a priorité parce que directement lié à vos objectifs ou les objectifs de l’organisation.

Sachez que l’importance d’une tâche ne dépend pas de la personne qui vous donne la tâche. 

Si quelqu’un d’un niveau plus haut dans la hiérarchie vous donne une tâche urgente mais qui n’est pas importante et vous n’arrivez pas à l’exécuter immédiatement, parlez-en.

Communiquez!

Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas exécuter ou demandez pourquoi c’est important.

4. Planifiez vos tâches

Vous connaissez vos objectifs.

Vous avez listé les tâches à faire et vous les avez priorisées.

Maintenant il est temps de planifier vos tâches.

La planification de vos tâches est une étape importante.

Savez que 80 pct du temps est une perte de temps.

Par la loi Pareto il faut savoir que 20 pct de votre temps produit  80 pct des résultats.

Quand vous planifiez vos tâches dans votre agenda, limitez vos tâches dans le temps. 

La loi Parkinson dit que les choses prennent l’espace disponible. 

Si vous ne limitez pas le temps, une tâche va prendre beaucoup 

plus de temps ou vous risquez même de ne pas terminer votre tâche. 

Donc vous écrivez le moment de commencement et le moment de finalisation.

De telle heure à telle heure. Par exemple de 10 h 10 jusqu’à 10 h 30.

Vous planifiez les tâches par jour, par semaine, par mois…

Quand vous planifiez c’est important de connaître vous-même. 

Est-ce que vous êtes matinal? 

Vous êtes le plus créatif et productif le matin ou le soir?

Alors mettez les tâches de grande priorité à ce moment-là.

Quand vous avez moins d’énergie faites les tâches 

qui demande moins de focus, moins d’énergie. 

Ne placez pas trop de tâches sur une journée. 

Soyez réaliste.

Développez la connaissance de vous même combien de temps vous avez besoin de faire une tâche, tenant compte de 

• vos capacités,
• vos compétences, 
• le temps disponible et 
• même les distractions.

Développez votre conscience que c’est nécessaire de planifier!

Faites cette conscience partie de vous, partie de votre être.

Dites vous-même que ne pas planifier, c’est inconscient!

Pendant la journée vous avez exécuté certaines tâches et d’autres pas. 

Il y a des tâches en cours et il y des tâches à programmer.

C’est pour cela que c’est important, avant la fin de la journée de travail, 

de prendre 15 minutes (ou le temps nécessaire)

pour terminer votre journée consciemment.

Il est important de finaliser chaque journée de travail par 

• une analyse de la journée passé
• et la planification du lendemain.

Le lendemain matin vous vérifiez à nouveau votre planning et à la fin de la journée vous faites de nouveau l’analyse, le feedback.

Donc à la fin de la journée vous faites la révision de ce qui c’est passé pendant la journée. 

• Qu’est ce que j’ai réalisé? 

Voir une liste de tâches réalisées vous donne de l’énergie positive. 

Et votre envie de terminer des tâches monte aussi. 

Vous voulez être en contrôle.

Ceci vous permet aussi de vous connaître par rapport au temps.

Aussi vous allez prendre connaissance des distractions et des causes pourquoi vous ne terminez pas des tâches ou pourquoi ils traînent.

Si vous terminez de cette façon la journée, cela donne l’opportunité à votre subconscient de s’en occuper.

Tout le monde connaît des situations qu’on ne voit pas une solution ou une issue. Alors là c’est le moment de prendre distance et laissez le temps (votre subconscient) faire le travail. 

Quand vous êtes dans le silence, c’est du silence que les solutions vont se présenter ou la conscience va se former pour éviter certaines personnes ou situations.

Cette planification est tellement importante que 

si vous ne le faites pas, 

vous risquez de ne pas vous améliorer.

Cette étape est essentielle pour devenir pro-actif. 

D’être maître de votre temps. 

En plus, votre esprit sera plus clair.

Vous allez beaucoup plus vite voir ce qui est important pour vous et reconnaître les  choses qui menacent votre temps.

5. Exécutez vos tâches. Astuces

Nous avons appris l’importance de 

1. se faire des objectifs précis.

2. de faire la liste de toutes nos tâches

3. de les prioriser

4. de les planifier